El objetivo fundamental de la logística es lograr que los productos lleguen a tiempo y en óptimas condiciones al sitio de entrega, sin importar la distancia.

Para contar con una logística exitosa es importante no descuidar los siguientes factores:

Transporte

Es fundamental definir el modo de transporte adecuado para el producto que se piensa exportar. Para identificar el que más se ajusta a los intereses de la empresa se deben tener en cuenta factores como: clase, valor, peso y volumen del producto, tipo de carga, manipulación y costo del embalaje.

En la decisión de utilizar medios marítimos, aéreos o terrestres también puede incidir la frecuencia, rapidez y valor del transporte, así como el costo de aduana y la documentación que se exija.

Desde Colombia, las principales frecuencias de transporte marítimo y aéreo van a Estados Unidos, Venezuela y Ecuador. Para saber cuánto valen con exactitud los fletes aplicables desde el país al destino de interés, se recomienda informarse directamente con  los Agentes de Carga y las Sociedades de Intermediación Aduanera (SIA).

Incoterms (Iternational Comerse Terms)

Son los términos que se utilizan en las relaciones comerciales internacionales para establecer las responsabilidades y obligaciones que intervienen en una operación de este tipo. De acuerdo con los expertos, los Incoterms regulan: la gestión de toda operación en comercio internacional, el límite de las obligaciones de las partes para disminuir el riesgo por complicaciones legales y el establecimiento de unas reglas internacionales para la interpretación de los términos comerciales más utilizados.

Lo que buscan los Incoterms es que, en caso de conflicto, queden claramente establecidas las responsabilidades y obligaciones de las partes que intervinieron en la transacción comercial. Este tipo de reglas son de aceptación voluntaria y pueden ser incluidas en el contrato de compraventa internacional.

Los Incoterms nacieron en 1919 y desde entonces la Cámara de Comercio Internacional ha efectuado siete ajustes, el último de ellos en el año 2000, donde se incluyeron las transacciones comerciales a través de la comunicación electrónica. Para ampliar esta información, consulte http://www.incoterms2000.org

Sociedades de Intermediación Aduanera -SIA-

Para seleccionar la SIA o intermediario aduanero que más se ajusta a las necesidades de la compañía es importante evaluar si cuenta con oficinas propias o representantes en el exterior, el volumen de ventas y estabilidad financiera, si es especialista en operaciones internacionales y si cuenta con sistemas de información y seguimiento de carga. Es indispensable no dejar de lado las referencias que otros usuarios puedan dar de la SIA que se piensa utilizar. Esta información puede ser profundizada en el portal de Proexport, http://www.proexport.com.co en el módulo de Logística.

Régimen Tributario Aduanero y Cambiario

Registro Único Tributario –RUT–
El Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004 reglamentó el Registro Único Tributario -RUT- (que se encuentra contemplado en el artículo 555-2 del Estatuto Tributario), el cual se constituyó como el único mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a quienes tienen obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

El Registro Único Tributario sustituyó e incorporó el Registro Tributario, el Registro Nacional de Vendedores, el Registro Nacional de Bienes y Servicios y el Registro de Usuarios Aduaneros Autorizados.

Por eso, desde el 28 de septiembre de 2004 están obligados a inscribirse en el RUT las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta, las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado, los agentes retenedores, los importadores y exportadores, y los profesionales en compra y venta de divisas.

De igual forma, los agentes de carga internacional, los agentes marítimos, los depósitos habilitados públicos y privados, las Comercializadoras Internacionales -C.I.-, los comerciantes de las zonas de régimen aduanero especial, los comerciantes del puerto libre de San Andrés, Providencia y Santa Catalina; los intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes, los operadores de transporte multimodal, las sociedades de intermediación aduanera, los titulares de puertos y muelles de servicio público o privado, los transportadores en el régimen de importación o exportación, los transportistas nacionales para operaciones del régimen de tránsito aduanero, los usuarios operadores de zonas francas, los usuarios de zonas francas industriales de bienes y servicios, los usuarios aduaneros permanentes, los usuarios altamente exportadores, los usuarios de zonas económicas especiales de exportación y demás usuarios aduaneros.

La inscripción en el RUT se hace directamente en la Dian. Para ampliar esta información, consulte http://www.dian.gov.co

Régimen Común

Los exportadores y los demás usuarios aduaneros pertenecen a este régimen. Ellos son responsables del impuesto sobre las ventas y lo facturan en las operaciones que realizan, descontando de la obligación el IVA que pagan en la compra de bienes y servicios para la empresa y en las retenciones en la fuente que les hayan practicado.

La compra y venta de bienes corporales muebles en el territorio nacional se encuentra gravada por el impuesto sobre las ventas, excepto cuando haya una exclusión o exención prevista en la Ley Tributaria.

En cuanto a la retención en la fuente, si el responsable está catalogado como gran contribuyente, debe retener el 75%, salvo que el vendedor sea otro gran contribuyente, o en lo casos especiales en los que la Dian haya autorizado una retención especial, porque la persona presentó saldos a favor en sus declaraciones de IVA. No obstante, en este caso, debe existir una resolución que así lo autorice.

Cuando la compra de bienes o servicios se realiza a personas pertenecientes al régimen simplificado del IVA, el responsable debe asumir el 75% del impuesto, pero éste se puede descontar proporcionalmente de los ingresos gravados en su declaración de IVA.

Intervención ante la Administración de Aduanas

Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el exportador puede intervenir ante la Administración de Aduanas a través de dos alternativas:

1. Sociedades de Intermediación Aduanera. A través de estas sociedades autorizadas deben intervenir de manera general todos los exportadores e importadores, según el Capítulo I, artículo 10° del Decreto 2685 de 1999.
2. Actuación directa. Pueden intervenir directamente ante las autoridades aduaneras, y sin necesidad de una sociedad de intermediación aduanera, los usuarios aduaneros permanentes, los usuarios Altamente Exportadores, las personas jurídicas que realicen importaciones, exportaciones y tránsitos aduaneros que individualmente considerados no superen el valor FOB de US1.000; y las personas naturales que realicen importaciones, exportaciones y tránsitos aduaneros que no superen el valor FOB de US1.000. Esta es la única categoría en la que las personas naturales exportadoras ocasionales pueden actuar directamente ante la Autoridad Aduanera.

Sociedades de Comercialización Internacional

De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, desde el punto de vista financiero es conveniente que el empresario exporte bajo la modalidad de sociedad de comercialización internacional, pues no se genera IVA en la compra de bienes o servicios para el comercio exterior y no tiene que soportar el costo financiero que implica el paso del tiempo requerido para obtener la devolución del impuesto, que es lo que le ocurre a los exportadores directos.

Es decir que mientras los exportadores directos pagan el IVA por los bienes y servicios que adquieren para exportar y después solicitan la devolución de los saldos generados a favor, las sociedades de comercialización internacional no pagan el IVA en sus adquisiciones.

Devolución del IVA

La devolución de saldos a favor originados en declaraciones del IVA, presentadas por usuarios del régimen Común, sólo pueden ser solicitadas por aquellos responsables de los bienes o servicios que se exporten, incluidas las ventas efectuadas desde zonas francas, los bienes corporales muebles que se vendan en el país a sociedades de comercialización internacional y los servicios intermedios de la producción que se presten a estas sociedades.

La solicitud de devolución de saldos a favor debe presentarse dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término para declarar, si no se ha utilizado el saldo previamente en compensación o imputación a otras declaraciones, y la Dian debe proceder en los siguientes 30 días después de la solicitud.

Amplíe esta información en http://www.dian.gov.co o en el Decreto Reglamentario 1000 de 1997.
Compensaciones por saldos de impuestos sobre las ventas
Las compensaciones operan de la misma manera que la devolución del IVA, sólo que en este caso el responsable no recibe un reembolso en dinero por el valor del saldo a favor, sino que se compensa con saldos a pagar insolutos, - el saldo que falta por pagar de una cuenta de crédito-.

Retención en la fuente como beneficio tributario para el exportador

La retención en la fuente por IVA debe incluirse como un menor valor del impuesto a pagar, o un mayor valor del saldo a favor en la declaración de IVA, correspondiente al período en que fueron causadas o en los dos períodos siguientes.

Bienes exentos

Son bienes o servicios sujetos al impuesto sobre las ventas que están sometidos a una tarifa igual a cero. La enajenación de este tipo de bienes o servicios otorga a su productor el derecho de descontar el IVA que haya pagado en el proceso productivo o de comercialización, y a solicitar la compensación o devolución de los saldos a favor resultantes en la declaración del impuesto.

Bienes excluidos

Son bienes o servicios que por su naturaleza pertenecen a los sujetos al IVA, pero que no se encuentran gravados por el impuesto, sino que están excluidos de su aplicación. Las operaciones con este tipo de bienes no otorgan derecho a descuento del IVA pagado en su producción o ventas. De ahí que estas obligaciones deben ser llevadas como un mayor valor  del bien o servicio y como un gasto en la declaración de renta.
Saldos a favor
En el caso de los responsables del Régimen Común, los saldos a favor se originan por la diferencia entre el IVA generado y los descontables legalmente autorizados, que son:
- Los pagados por costos y gastos incurridos en el proceso de producción o venta.
- Las retenciones en la fuente practicadas por otros responsables en operaciones sujetas a retención.
- El IVA correspondiente a operaciones anuladas o resueltas y los que correspondan a los bienes recibidos en devolución, por el valor del impuesto a que se hubiera sometido la operación.
- Las retenciones asumidas por  empresas del Régimen Común en operaciones gravadas realizadas con responsables del Régimen Simplificado.
Beneficios tributarios para exportadores indirectos
Tienen beneficios tributarios:
- Las ventas al exterior de bienes corporales muebles.
- Las ventas de bienes muebles a sociedades de comercialización internacional, siempre y cuando se exporten.
- La prestación de servicios intermedios de la producción que se presten a estas sociedades, siempre y cuando el producto final sea efectivamente exportado.
- Los servicios prestados en el país en desarrollo de un contrato escrito, los cuales sean utilizados exclusivamente en el exterior por empresas o personas sin negocios o actividades en Colombia.
- Los servicios turísticos prestados a extranjeros, que se utilicen en Colombia, originados en paquetes vendidos en el exterior por agencias operadoras u hoteles inscritos en el Registro Nacional de Turismo.

Registro de Productores Naciones, Oferta Exportable y Determinación de Origen
Este registro sirve para que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo pueda hacer la acreditación documental del origen y producción nacional de una mercancía que tiene como finalidad la exportación.

Este documento le sirve al Ministerio de consulta y soporte para la investigación de prácticas desleales de comercio, como dumping, en la evaluación de las solicitudes de importación de licencia previa, en las negociaciones internacionales de comercio exterior, en los procesos de licitaciones del sector oficial y en la conceptualización de producción nacional para aquellos bienes que se benefician de las exenciones.

Adicionalmente, este registro permite identificar los productos más competitivos en el comercio exterior y es objeto de consulta para las modificaciones arancelarias y de regímenes de importaciones y exportaciones.

Certificado de Origen
Gracias a este documento, los empresarios nacionales pueden exportar sus productos con descuentos arancelarios a los países con los que Colombia ha suscrito acuerdos comerciales.

Para que un producto pueda acogerse a estas preferencias deberá estar acompañado en el momento de la importación de un Certificado de Origen emitido en Colombia, en el cual se indiquen las normas o criterios de origen a cumplir, y esté debidamente firmado y sellado por un funcionario habilitado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Amplíe esta información en la sección de Comercio Exterior de la página Web http://www.mincomercio.gov.co

Vistos buenos previos

Hay algunos productos que requieren vistos buenos o permisos previos a la autorización de la exportación, los cuales deben ser tramitados antes de presentar la Declaración de Exportación ante la Dian. Por ejemplo, en el caso de productos agroindustriales o farmacéuticos se debe pedir autorización al Invima; en el caso de plantas o animales, la autorización es expedida por el ICA; y cuando se trata de metales preciosos, Minercol es la entidad encargada de dar el visto bueno.
- Ventanilla Única de Comercio Exterior
La Ventanilla Única de Comercio Exterior -Vuce-, permite a todos los empresarios del país realizar la totalidad de sus operaciones internacionales desde su oficina, a través de Internet.

La Vuce ofrece la posibilidad de realizar los trámites de comercio exterior que se requieran las 24 horas del día, los 365 días del año, sin que el empresario tenga que desplazarse hasta el Ministerio de Comercio para conocer el avance de los trámites.

Gracias a esta herramienta, el empresario ya no tiene que diligenciar diferentes formularios en cada una de las entidades que lo solicitan para dar el visto bueno para exportación o importación de un producto, sino que a través de un único trámite, las distintas entidades verifican si la solicitud cumple o no con todos los requisitos.

La Ventanilla le permite al empresario hacer su solicitud, y si requiere realizar trámites para obtener los vistos buenos, la entidad le informa cuáles y dispara solicitudes a diferentes instituciones que entran, validan la información y electrónicamente emiten las certificaciones correspondientes.

Adicionalmente, el Certificado de Cámara y Comercio se reemplazó por el Registro Único Empresarial, una aplicación informática que evita el papeleo.

Para acceder a la Vuce, lo primero que el empresario debe hacer es solicitar una firma única digital ante una de las entidades autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio para tal fin.

Con la firma única digital, cuyo valor es de $320.000 anuales, se le entrega al usuario un dispositivo que funciona como memoria portátil. Éste es personal e intransferible y se requiere siempre que se vaya a hacer una solicitud de importación o exportación.

Una vez el empresario tiene la firma digital, accede a la página http://www.vuce.gov.co y allí, a través del link Contáctenos, solicita el registro de su firma digital. De esta forma se le asigna un usuario y una contraseña, con los cuales puede empezar a utilizar el sistema. Esta operación funciona tanto para el exportador como para el importador.

Pueden registrarse como usuarios del sistema Vuce Web los importadores o Sociedades de Intermediación Aduanera -SIA-, los importadores que realizan sus trámites a través de una SIA y las personas naturales o jurídicas que hacen solicitudes de importación inferiores a los US1.000.

Para poder efectuar los trámites a través de la Vuce, se requiere acceso a Internet, tener cuenta de correo electrónico, computador con sistema operativo Windows XP, y para las empresas que firman las solicitudes, deben adquirir el certificado digital y el aplicativo Vuce.

Procedimientos aduaneros para despacho ante la Dian
Cuando la empresa tiene lista la mercancía que va a exportar, es importante que verifique los términos de negociación o Incoterms, contrate a un agente de carga o a un agente marítimo para el envío de los productos, y verifique si ya cuenta con todos los vistos buenos que exige la Dian.

Posteriormente, el empresario debe adquirir el formulario de “Declaración de Exportación”, y diligenciarlo y tramitarlo directamente si la exportación tiene un valor inferior a US1.000. De lo contrario, tiene que realizar este procedimiento a través de una Sociedad de Intermediación Aduanera que esté autorizada por la Dian para realizar ese proceso.

La Declaración de Exportación se presenta ante la Administración de Aduanas, adjuntando la factura comercial, la lista empaque, el registro sanitario y los vistos buenos, y el documento de transporte, entre otros certificados exigidos.
Después de que se presentan estos documentos y se incorporan al sistema informático aduanero, se determina si la mercancía requiere de inspección física o documental, proceso que se realiza en las bodegas de la aerolínea, en el puerto de salida o en el lugar que disponga la Dian. Si todo sale bien en esta diligencia, se puede embarcar el producto y despacharlo al exterior.

Reintegro de divisas

Después de una exportación, todo empresario está en la obligación de reintegrar las divisas a través de intermediarios cambiarios (en su mayoría bancos comerciales). Por tal motivo, los exportadores deben efectuar la venta de divisas a su banco o entidad financiera. Este procedimiento se realiza a través del Formulario de Declaración No .2, el cual debe ser reclamado, diligenciado y enviado a la Dian.

Envío de muestras sin valor comercial
Las muestras son el primer contacto real que un empresario en el exterior puede tener con nuestros productos. Por eso es importante que el envío de éstas se realice sin ningún contratiempo, cumpliendo con las especificaciones requeridas y además  lleguen el día acordado.
Al igual que en el desarrollo de una exportación tradicional, el envío de muestras sin valor comercial también requiere de los vistos buenos otorgados por el Invima e ICA, entre otros. Luego, el empresario debe dirigirse al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para diligenciar y radicar el Registro de Productor Nacional Oferta Exportable.

Posteriormente, el exportador va a la Dian y solicita la Declaración de Exportación Simplificada. De acuerdo con la entidad, este documento debe contener los datos definitivos de la mercancía que será enviada al exterior en embarque único.

El empresario tiene que dirigirse nuevamente al Ministerio de Comercio para diligenciar y radicar el Certificado de Origen, de acuerdo con el país de destino, acompañado de la factura comercial o proforma.

Cuando ya cuenta con los registros sanitarios y el Certificado de Origen, el empresario presenta la declaración simplificada y adjunta el documento de identidad, el de transporte, la factura comercial y las autorizaciones requeridas. El funcionario de la Dian deberá revisar la documentación, la mercancía y autorizar el despacho de la misma.

Para exportar muestras sin valor comercial hay un límite de 10.000 dólares anuales, no importa el número de envíos que se realicen.

El envío de muestras se puede hacer directamente por el empresario sólo si su valor no supera los 1.000 dólares. Cuando la exportación sobrepasa este monto, es necesario enviar el producto a través de una Sociedad de Intermediación Aduanera -SIA-.

No se pueden exportar como muestras sin valor comercial, café, esmeraldas y demás piedras preciosas, artículos manufacturados con metales preciosos y oro y sus aleaciones.
Tampoco platino, cenizas de orfebrería, productos de la fauna y flora silvestre, plasma humano, órganos humanos, estupefacientes y los productos cuya exportación esté prohibida: patrimonio artístico, histórico y arqueológico de la Nación.